Automatisations

Huit automatisations, dans vos outils

Tout est construit dans Attio, Zapier, Slack, Calendly, le formulaire V2 et l'API Tango, et documenté dans votre Notion technique. Les quatre premières font convertir plus de demandes, les quatre suivantes font baisser le churn.

Ce qui existe déjà et fonctionne : formulaire V2 avec rappel immédiat ou créneau Calendly, tâche Attio et alerte Slack, Companion Finder, Control Tower, planning hebdo des compagnons, relance vidéo des jeunes, mise à jour dans Allo, Zaps « heure gratuite » des EHPAD. On s'appuie dessus, on ne le remplace pas.

Vue d'ensemble

#	Automatisation	Déclencheur	Résultat attendu	Priorité	Étape
A1	🚨 Boucle Attio → Google et Meta	Statut « qualifié » puis « mission démarrée »	Les régies optimisent sur les clients	P1	3 · Acquérir
A2	Rappel en moins de 5 min, garanti	Demande « dès que possible » non traitée	Plus de demandes jointes à chaud	P1	2 · Réparer
A3	Relance des formulaires abandonnés	Téléphone saisi, formulaire non envoyé	+10 à 15 % de demandes	P1	2 · Réparer
A4	Qualification automatique	Nouvelle demande dans Attio	Temps conseiller gagné	P2	3 · Acquérir
A5	Les 30 premiers jours	Mission démarrée	Churn des 3 premiers mois en baisse	P1	3 · Acquérir
A6	Relance des demandes non signées	Qualifiée sans démarrage après 48 h	Plus de demandes → clients	P2	3 · Acquérir
A7	Churn structuré, avis, parrainage	Passage en « Churn » / J30 satisfait	Motifs suivis, avis, CAC bas	P2	4 · Arbitrer
A8	Récap hebdo automatique	Chaque lundi 8 h	Chiffres de levée à jour	P2	3 · Acquérir

Convertir plus

A1 · 🚨 Boucle Attio → Google Ads et Meta P1

Déclencheur: Le statut d'une fiche Senior passe à « qualifié » (appel fait, besoin dans la cible), puis à « mission démarrée ».
Étapes: Lire gclid et fbclid sur la fiche → envoyer à Google Ads une conversion hors ligne (« lead_qualifie », puis « client_signe ») → envoyer le même événement à l'API Conversions Meta, avec e-mail et téléphone hachés, jamais le besoin ni les remarques.
Valeur: Heures récurrentes × prix horaire × durée de vie moyenne (au départ ≈ 600 € régulier, 150 € ponctuel).
Outils: Webhook Attio, Zapier (ou API Tango), Google Ads offline conversions, Meta CAPI.

Indicateur : plus de 80 % des clients avec un gclid ou un fbclid, envoi en moins de 24 h.

A2 · Rappel en moins de 5 min, garanti P1

Déclencheur: Demande « dès que possible » (le flux actuel crée déjà un créneau, une tâche Attio et une mention Slack).
Étapes: À 10 min, tâche toujours ouverte → alerte Slack à toute l'équipe. Après 2 appels manqués → SMS « Nous avons essayé de vous joindre » + lien Calendly. Entre 20 h et 9 h → SMS immédiat « un conseiller vous rappelle dès 9 h » + créneau.
Outils: Tâches Attio, Slack, SMS (Brevo ou Twilio), Calendly.

Indicateur : délai médian de rappel, part des demandes jointes en moins d'1 h, taux de signature selon le délai.

A3 · Relance des formulaires abandonnés P1

Prérequis: Demander le téléphone à l'écran « Quand souhaitez-vous être appelé ? », avant les coordonnées. Aujourd'hui il arrive au dernier écran : un abandon n'est donc pas relançable.
Étapes: Numéro saisi (le lead_id existe déjà) et pas d'envoi après 30 min → SMS « Votre demande n'est pas terminée » + lien de reprise pré-rempli. E-mail à 24 h si connu. Arrêt dès l'envoi. Consentement affiché au moment de la saisie.
Outils: Formulaire V2, fonction Vercel ou Zapier, SMS.

Indicateur : part des abandons relancés qui terminent leur demande (cible : +10 à 15 % de demandes).

A4 · Qualification automatique P2

Déclencheur: Nouvelle demande dans Attio.
Étapes: Code postal → Companion Finder → étiquette « zone couverte / à recruter » et priorité de rappel. Mots-clés soins ou nuit dans la demande → message de réorientation et sortie du pipeline. Zone à recruter → alerte à l'équipe offre.
Outils: Companion Finder, Attio, Zapier.

Indicateur : temps conseiller par demande, part des demandes servables, CAC calculé sur ces demandes.

Garder plus longtemps

A5 · Les 30 premiers jours P1

Déclencheur: Statut « mission démarrée ».
Étapes: J1 SMS de bienvenue + lien de l'app. J7 appel de satisfaction (tâche Attio, note 1-5 dans dernier_call_de_satisfaction). J21 point. 2 visites annulées ou heures en baisse → tâche « risque de churn » et nouveau jeune proposé sous 48 h. Note ≤ 3 → rappel par le responsable.
Outils: Attio (séquences, tâches), planning et Allo, Slack.

Indicateur : churn à 1 et 3 mois par source, part des familles avec l'appel J7 fait.

A6 · Relance des demandes non signées P2

Déclencheur: Demande qualifiée sans démarrage après 48 h.
Étapes: J+2 témoignage d'aidant. J+7 prix après crédit d'impôt et « sans engagement ». J+21 vidéo d'un jeune de la zone. Arrêt à la signature ou sur réponse.
Outils: Séquences Attio (déjà dans votre abonnement).

Indicateur : taux demande qualifiée → client, avant / après.

A7 · Churn structuré, avis Google et parrainage P2

Churn: Au passage en « Churn », motif obligatoire dans une liste (santé, prix, profil, plus besoin, établissement, concurrent, déménagement) + SMS d'une question à la famille.
Avis: À J30 avec une note ≥ 4 → demande d'avis Google.
Parrainage: Une semaine après → lien de parrainage (1 h offerte des deux côtés), source « parrainage » dans Attio.

Indicateur : part des churns avec motif (aujourd'hui 32 notes vides sur 81), nombre d'avis, CAC des parrainages.

A8 · Récap hebdo automatique P2

Déclencheur: Chaque lundi à 8 h.
Étapes: Extraction Google Ads + Meta + Attio → dépense, demandes, qualifiés, clients, coût par client et churn par cohorte, par canal → résumé écrit (Claude) → Slack et e-mail.
Outils: n8n ou Zapier, API des régies, Attio.

Indicateur : récap envoyé chaque lundi, chiffres cohérents entre les outils.

Fiabiliser l'existant

Remplacer la table Google Sheet des ID Slack par le responsable Attio : plus de mise à jour manuelle quand l'équipe change.
Migrer le formulaire établissements (Google Form + Zap) vers le formulaire V2 : un seul parcours, un seul tracking.
Regrouper les alertes Slack en un fil par demande.
Alerte Slack quand un Zap échoue, pour ne plus perdre de demande en silence.